Входящие-исходящие документы организации

Автор: | 13.10.2012

Программа будет полезна для организаций, в которых велик документооборот. К ее преимуществам можно отнести весьма удобный интерфейс, переход по связанным записям, печать отчетных форм,автоматическое заполнение форм, а также гибкую реализация фильтрации и поиска записей.

Программа разделяет и ведет учет «исходящих», «входящих», «указаний (или приказов)». Все массивы имеющихся данных выводятся в виде списка. Данное преимущество позволяет очень быстро открыть любой необходимый документ. Кроме того, на список могут быть введены различные ограничения. Для того, чтобы воспользоваться панелью ограничений, необходимо нажать кнопку «Ограничения» (другой вариант – вызвать ее сочетанием клавиш «Ctrl+O»). В случае, когда список ограничен, а необходимо воспользоваться полным списком, нужно нажать на панели кнопку «Все записи».

Рассмотрим составляющие основного меню:

  • «Документы» — включает в себя три основных подраздела для организации работы в программе: «Приказы, распоряжения», «Исходящие», «Входящие».
  • «Справочники» — дает возможность вызвать и открыть справочники для их редактирования.
  • «Сервис» — в этом пункте расположены опции «Очистить базу» и «Настройки».
  • «Помощь» — раздел для того, чтобы почитать справочную информацию.
  • Справочники

В программе встроено 4 несложных справочника («отдел», «вид документа», «звание (чин)», «должность»), а также 1 справочник-список под названием «Сотрудники».

  • Работа со справочниками.

В простой справочнике имеется 3 различных поля:

«Name» — имя, которое хранится в самом справочнике.

«Kod» — уникальная кодировка компонента справочника

«Prim» — для примечаний

В список исключений лишь включен справочник «Тип документа». Для него выделено дополнительное поле «Srok», где при желании, указать число дней, которые определены для выполнения документа этого типа согласно стандарту.

При необходимости добавления новой записи, есть несколько путей это сделать – нажать кнопку «Добавить» либо на клавиатуре — Insert. Отметим, что уникальный код для каждого поля устанавливается в запись автоматически.

Изменение ранее добавленной записи осуществляется по нажатию сочетания клавиш Alt+F ил кнопки «Изменить».

Для удаления записи служит сочетание клавиш Ctrl+Delete либо кнопка «Удалить».

  • Работа со списком документов

Процесс делегирования и использования всех списков документов осуществляется практически одинаково. Для перемещения используются стандартные клавиши.

Предназначение «горячих» клавиш и кнопок:

«Ограничения» (Alt+O) – наложить ограничения на список.

«Изменить» (Alt+F) – открывает запись для редактирования.

«Добавить» (Insert) – добавляет новую запись в список.

«Все записи» (Alt+V) – вернутся к полному списку.

«Удалить» (Ctrl+Delete) – удаление записи.

«Печать» (Ctrl+P) – печать всего списка документов.

Стоит оставить одно важное замечание: единовременно возможно лишь работать с одним списком предложенных документов!

Открытие записи для корректировки и редактирования реализовано очень удобным способом — двойной щелчок мыши.

  • Карточка входящего документа

Карточка входящего документа хранит в себе следующие сведения о документе: сведения о номере входящего (согласно с журналом входящих), типе документа (запрос, заявление, уведомление и т.п.), дате поступления, информации об отправителе, теме документа, контрольной дате исполнения, дате резолюции руководителя, отделе и сотруднике, приводящих в исполнение данный документ.

В случае, если документ очень важен и является контрольным, возможно осуществить печать контрольной карточки прямо из программы (используя кнопку «ПЕЧАТЬ КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ»).

В этом случае дата входящего документа продублируется автоматически, хотя при желании ее можно поменять.

При заполнении специально отведенного поля «Тип документа» автоматически проводится заполнение поля «Контрольная дата». Количество дней будет взято из поля «Srok» справочника «типы документов».

  • Карточка исходящего документа

Карточка исходящего документа хранит в себе всю информацию о номере исходящего (согласно журналу исходящих), типе документа, дате исходящего, кому отправлен, теме документа, исполнителе и отделе.

Поле «Дата ответа» заполняется лишь в том случае, если исходящим будт представлен Ваш запрос, и в этом случае на него был предоставлен ответ. Поле «Навходящий» проводит параллельную связь с исходящим и входящим документом.

При нажатии кнопки «Перейти в карточку входящего» проводится связь с сопутствующим входящим документом и именно тогда открывается карточка. Для подобной операции необходимо, чтобы поле было «На входящий» заполнено данными. Если соответствующий номер будет не найден, будет показано предупреждающее сообщение.

  • Панель ограничений

Процесс работы с панелью ограничений для любого рабочего списка аналогичен. Для того, чтобы принять некоторые ограничения, необходимо отметить хотя бы одну или несколько позиций, согласно которым будет осуществляться фильтрация и применяться определённое условие для всех возможных позиций. После выбора предложенной кнопки, результат отобразится на экране.

ВНИМАНИЕ! В полях «Фабула» и «От кого» возможно указать часть символьного поля без знаков «*».

  • Печать списка документов

В выбранном списке входящих файлов и списке указаний (приказов) при выборе кнопки «Печать» будет выведена на принтер таблица, которая будет содержать в себе краткую информацию о документах, которые открыты в текущем окне. Также возможно наложить ограничения на список и отправить документ на печать. К примеру, можно представить список документов, обработанных за неделю определенным сотрудником либо вывести на печать список просроченных запросов и т.д.

Пароль «111» вводится с использованием сочетания клавиш «Ctrl+Insert».

Прикрепленные файлы

vhodishoddoc.zip